التذكيرات

يفحص ValiCrew كل تاريخ انتهاء يوميًا. وعندما يقترب التاريخ بعدد الأيام المحدد، يُنشئ تذكيرًا ويُبلغ الأشخاص الذين اخترتهم. وبعد مرور التاريخ، يعيد التذكير كل أسبوع حتى يُجدَّد المستند. ويُغلق التجديد التذكيرات المفتوحة ويبدأ مجموعة جديدة للتاريخ الجديد.

ضبط مواعيد إرسال التذكيرات

1. انتقل إلى الإعدادات واختر التذكيرات. ومن صفحة المستندات المنتهية، ينقلك زر إعدادات التذكير أيضًا إلى الإعدادات.
2. في متى تُرسل التذكيرات، يعرض الجدول القياسي الأيام التي يُنبَّه فيها الأشخاص قبل الانتهاء. تبدأ الشركة الجديدة بـ 90 و60 و30 و15 و7 و3 ويوم واحد.
3. لإيقاف التنبيه في أحد هذه الأيام، اختر الشريحة الخاصة به. ولإضافة يوم، اختر أضف يومًا، وأدخل أيام قبل (من 1 إلى 730)، ثم اختر إرسال.

يحتفظ الجدول دائمًا بيوم واحد على الأقل. ويغطي الجدول القياسي كل مستند ليس له جدول خاص.

جدول خاص لنوع واحد من المستندات

1. في متى تُرسل التذكيرات، اختر جدول لنوع واحد.
2. أدخل الاسم.
3. في مواعيد التذكير (الأيام قبل الانتهاء)، اكتب كل عدد من الأيام واضغط Enter بعد كل قيمة.
4. حدّد تصنيفات المستندات التي يخصها هذا الجدول.
5. اختر إضافة.

يظهر الجدول بعد ذلك تحت جدول خاص مع أيامه والتصنيفات التي تستخدمه. استخدم قائمة الصف لاختيار تعديل أو حذف، ولا يمكن حذف جدول ما زال مستخدمًا.

لأي مستند، يستخدم ValiCrew أول جدول يجده: قاعدة التذكير المختارة على المستند نفسه، ثم جدول تصنيفه (أو التصنيف الأعلى منه)، ثم الجدول القياسي.

اختيار من يُبلَّغ

1. في من يُبلَّغ، اختر أضف شخصًا.
2. في نوع المستلم، اختر مستخدم محدد أو دور أو مالك المستند أو بريد خارجي. ثم اختر المستخدم أو الدور، أو أدخل الاسم الخارجي والبريد الإلكتروني الخارجي.
3. في ينطبق على، اختر الشركة بالكامل أو تصنيف أو مستند محدد. وللتصنيف أو المستند الواحد، أدخل رقمه في معرّف الفئة / المستند.
4. اختر إضافة.

لا يظهر للاختيار إلا من يستطيع الوصول إلى هذه الشركة. ويعني مالك المستند الشخص الذي يعود إليه المستند، على بريده الإلكتروني الخاص.

تعرض القائمة صفًا لكل مستلم، فيه من والنوع ولأي وثائق. ولإزالة شخص، افتح قائمة الصف واختر أوقف إبلاغهم.

معرفة من يُبلَّغ عن مستند واحد

في تحقّق ممن يُبلَّغ عن وثيقة واحدة، ابحث عن مستند باسم شخص أو رقم لوحة أو نوع مستند. يعرض ValiCrew بالضبط من سيُبلَّغ عنه، وبأي وسيلة، وفي أي أيام. وإن لم يكن هناك من يُبلَّغ، أضف شخصًا في الأعلى أو حدّد مستلمًا لتصنيفه.

كيف تصل التذكيرات

تُرسل التذكيرات بالبريد الإلكتروني من شركتك، وتظهر دائمًا في التطبيق وتحت الجرس. والتذكير الذي يأتي قبل الانتهاء بثلاثة أيام أو أقل، أو الخاص بمستند متأخر، يصل في رسالة مستقلة، أما البقية فتصل معًا في رسالة ملخّص واحدة لكل شركة. وإلى أن يُربط البريد، تبقى التذكيرات بانتظار الإرسال. راجع الإشعارات والبريد.

التحقق من إرسال التذكيرات

انتقل إلى المستندات المنتهية وافتح التذكيرات المرسلة. يعرض كل صف التذكير بشأن (المستند ولمن يعود)، وتاريخ الاستحقاق، وموعد الإرسال، والقناة، والحالة. ويعرض المفتاح أعلى القائمة الكل أو قيد الانتظار أو مُرسَلة أو فشل.

ويعرض تبويب التذكيرات في صفحة المستند الصفوف نفسها لذلك المستند وحده.