تقويم التجديد والبحث

يعرض تقويم التجديد متى تنتهي الأشياء شهرًا بشهر، لتخطط للتجديد قبل أن يصبح عاجلًا. ويجد البحث في المستندات أي مستند لدى الأشخاص والمركبات والأصول والشركات، حتى لو لم يكن لديك إلا رقم الهوية الإماراتية.

قراءة التقويم

انتقل إلى المستندات المنتهية وافتح تقويم التجديد. يظهر كل مستند لم يُجدَّد بعد في يوم انتهائه، بلون يدل على قربه:

بدّل بين شهر وأسبوع وقائمة في الأعلى. ويعرض اليوم المزدحم أول إدخالاته ورابطًا بعدد الباقي، فاختر الرابط لرؤيتها كلها. وتظهر هنا أيضًا التواريخ المراقبة على الأصول.

التعديل أو التجديد من التقويم

1. انقر على إدخال، فتُفتح لوحة جانبية باسم المستند ولمن يعود.
2. لتصحيح خطأ، غيّر تاريخ الانتهاء أو الرقم المرجعي أو الحالة، ثم اختر حفظ.
3. للتجديد، اختر تجديد، وحدّد تاريخ الانتهاء الجديد وأكّد. يُغلق ذلك التذكيرات القديمة ويضبط تذكيرات جديدة، تمامًا كالتجديد من قائمة المستندات.
4. اختر فتح السجل للانتقال إلى صفحة المستند الكاملة.

إضافة تاريخ انتهاء من التقويم

1. انقر على اليوم الذي ينتهي فيه، أو اختر انتهاء جديد في الأعلى.
2. اختر مستند أو أصل.
3. للمستند، اختر ما هو تابع لـ والتصنيف، وأضف الرقم المرجعي إن أردت. ويصبح التصنيف عنوانًا له.
4. للأصل، أدخل الاسم، والنوع اختياريًا، وفي ما الذي ينتهي اكتب ما تتم مراقبته (مثل "الفحص السنوي"). ويمكنك إضافة المرجع.
5. راجع تاريخ الانتهاء: إن نقرت على يوم، فهو معبأ مسبقًا.
6. اختر حفظ.

إضافة أصل من هنا تُنشئ الأصل وأول تاريخ له معًا. ولا يظهر خيار أصل إلا لمن يستطيع إضافة الأصول.

البحث في قائمة المستندات

أسرع بحث يكون في تبويب المستندات ضمن المستندات المنتهية:

• يجد مربع البحث المستند بعنوانه، أو برقمه المرجعي الكامل.
• تضيّق التصفيات القائمة حسب التصنيف (أكثر من واحد معًا)، والحالة، وتابع لـ (شخص أو مركبة أو سائق أو أصل وغيرها)، وتاريخ انتهاء من وحتى.
• تجد الهوية الإماراتية مستندات الموظف أو السائق صاحب هذه الهوية. اكتب الرقم كاملًا، فالرقم الجزئي لا يجد شيئًا لأن الهوية محفوظة مشفّرة.

تظهر التصفيات التي تحددها كشرائح أعلى القائمة، فأزل إحداها لتوسيع البحث من جديد.

استخدام البحث المتقدم

تقدّم صفحة بحث متقدم البحث نفسه في مكان واحد: افتحها من زر بحث متقدم أعلى قائمة المستندات. تُفتح لوحة عوامل التصفية فيها تلقائيًا: اختر ما تريد من التصنيف والحالة وتابع لـ وينتهي من وينتهي حتى والهوية الإماراتية، ثم اختر بحث. تعرض النتائج كل مستند مع صاحبه وتصنيفه وجهة إصداره والمدة المتبقية له. ويبقى ما بحثت عنه أعلى النتائج كشرائح، فأزل إحداها للبحث من دونها. واختر نتيجة لفتح المستند.

للتصرف فيما تجده (تجديده، أو إرفاق ملف، أو تغيير قاعدة التذكير)، افتح المستند. راجع المستندات وتواريخ الانتهاء.