طلبات الموظفين
اعمل على الطلبات التي يرسلها الموظفون إلى الموارد البشرية، من الخطابات وتحديث البيانات إلى الشكاوى، وأعدّ أنواع الطلبات وقوائمها.
في هذه الصفحة
يطلب الموظفون أشياء من الموارد البشرية عبر تطبيق الموظفين: شهادة راتب، أو تحديث بيانات الاتصال، أو استفسار عن الراتب، أو مشكلة في المعدات، أو تظلّم. يصل كل طلب إلى مكتب الطلبات في قائمة الفريق الذي يتولاه، مع رقم مرجعي مثل REQ-000123 وموعد إنجاز. ويمكنك أيضًا إنشاء طلب نيابة عن شخص طلب حضوريًا.
يملك المسؤول والموارد البشرية صلاحيات الطلبات الخمس كلها. ويملك دور العمليات requests.handle. ولا يملك دورا القراءة فقط والمندوب أيًا منها، لأن الإجابات بيانات شخصية.
requests.view: رؤية كل طلب غير مقيّد.requests.handle: العمل على الطلبات في قوائمك وتلك المسندة إليك.requests.approve: البت في الأنواع التي تحتاج إلى موافقة.requests.restricted: رؤية الطلبات المقيّدة في قوائمك.requests.types.manage: الحفاظ على أنواع الطلبات وقوائمها.
العمل في مكتب الطلبات
انتقل إلى الطلبات. يعرض المفتاح في الأعلى لي وغير مستلمة ومفتوحة ومتأخرة وبانتظار الموظف ومنتهية، ولكل منها عدد، ويمكنك البحث بالاسم أو النوع أو رقم REQ. اختر طلبًا لترى من طلبه، وما كتبه، وأي سجلات مرتبطة، والمحادثة.
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| جديد | لم يستلمه أحد بعد. |
| قيد المعالجة | له مسؤول يعمل عليه. |
| بانتظار الموظف | سألت الموظف شيئًا. ويتوقف موعد الإنجاز مؤقتًا. |
| تمت المعالجة | أُجيب عنه. ولا يزال بإمكان الموظف إعادة فتحه لفترة. |
| مغلق | انتهت مهلة إعادة الفتح. |
موعد الإنجاز هو نهاية يوم العمل في الشركة مضافًا إليه أيام الإنجاز لنوع الطلب. وتعدّ شارة القائمة ما ينتظرك: طلباتك، والطلبات الجديدة التي لم يستلمها أحد في قوائمك.
الاستلام والإسناد والرد
- اختر استلمه لتتولى الطلب. أو اختر إسناد من القائمة واختر في أسنده إلى عضوًا في قائمة الطلب يستطيع معالجة الطلبات. ويُبلَّغ بذلك.
- اختر رد. في من يراه، اختر رد على الموظف أو ملاحظة داخلية، واكتب الرسالة وأضف مرفق عند الحاجة.
- لتسأل الموظف شيئًا، فعّل انتظر رد الموظف. يتوقف موعد الإنجاز حتى يرد، ويُضاف وقت الانتظار إليه.
- اختر إرسال.
لا تظهر الملاحظات الداخلية، ولا الملفات المضافة إليها، للموظف أبدًا.
إنهاء طلب أو ربطه أو إعادة فتحه
- اختر إنهاء وحدّد النتيجة: تم أو مرفوض أو مكرر.
- اكتب رسالة إلى الموظف. وهي مطلوبة عند الرفض.
- للخطاب، أرفقه في الخطاب أو الملف المرسل. لا يكتب ValiCrew الخطاب نيابة عنك.
- اختر إرسال.
في نوع يحتاج إلى موافقة، يبقى إنهاء معطلًا حتى تتم الموافقة على الطلب في الموافقات ضمن الطلبات، ويظهر في المكتب وافق عليه في الموافقات أولًا. راجع الموافقات.
في طلب تحديث بيانات الاتصال، يختار من لديه people.manage تطبيق التغيير ثم تأكيد: تحل البيانات الجديدة محل الموجودة في سجل الموظف، ويُنهى الطلب بنتيجة تم. ولرفض تحديث البيانات استخدم إنهاء من القائمة.
ويربط ربط سجل الطلب بأحد سجلات الموظف نفسه: مستند أو طلب إجازة أو رحلة. ويعيد إعادة فتح طلبًا منتهيًا مع السبب. ويمكن للموظف إعادة فتحه بنفسه خلال مهلة إعادة فتح الطلبات المحددة في سياسات المجموعة (7 أيام ما لم تغيّرها)؛ وبعدها يُغلق تلقائيًا.
إنشاء طلب نيابة عن شخص
- في الطلبات، اختر طلب جديد.
- اختر الموظف والطلب، ثم أجب عن أسئلة نوع الطلب.
- أضف التفاصيل ومرفق عند الحاجة، ثم اختر إرسال.
إعداد أنواع الطلبات وقوائمها
انتقل إلى الإعداد › القوائم والفهارس واختر قوائم الطلبات أو أنواع الطلبات.
القائمة فريق يتولى الطلبات، مثل الموارد البشرية أو الرواتب أو تقنية المعلومات والمعدات. أضف الأعضاء: الأشخاص الذين يستطيعون معالجة الطلبات. ويرى الأعضاء طلبات قائمتهم ويعملون عليها.
يحدد نوع الطلب:
- القائمة وأيام الإنجاز؛
- مرفق: بدون مرفق أو المرفق اختياري أو المرفق مطلوب؛
- يحتاج إلى موافقة، للخطابات مثل شهادة الراتب: يوافق عليه شخص مخوّل قبل إنجازه؛
- مقيّد، للتظلمات: لا يراه إلا أعضاء القائمة المسموح لهم برؤية الطلبات المقيّدة، أو أي شخص مسموح له برؤيتها ما دامت القائمة بلا أعضاء؛
- متاح في تطبيق الموظف؛ والنوع غير المتاح يظهر للمكتب فقط؛
- حتى اثني عشر من الأسئلة المطلوبة، كل منها نص قصير أو نص طويل أو تاريخ أو رقم أو اختيار، بالإنجليزية والعربية.
لا يمكن أن يكون النوع مقيّدًا ويحتاج إلى موافقة معًا. تبدأ مساحة العمل الجديدة بقوائم الموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات دون أعضاء، وبخمسة أنواع خطابات تحتاج إلى موافقة، واستفسار عن الراتب، ومشكلة في المعدات أو التقنية، ونوع تظلّم مقيّد، ونوع تحديث بيانات الاتصال. ولا تُحذف الأنواع ولا القوائم أبدًا: اختر إيقاف الاستخدام أو استخدام مرة أخرى. وانقل أنواع القائمة إلى قائمة أخرى قبل إيقاف استخدامها.