المستندات وتواريخ الانتهاء

المستند هو كل ما له تاريخ انتهاء تحتاج إلى متابعته: جواز السفر، والتأشيرة، والهوية الإماراتية، وبطاقة العمل، ورخصة القيادة، وتسجيل المركبة، والرخصة التجارية. تسجّل التاريخ مرة واحدة، فيذكّر ValiCrew الأشخاص المعنيين قبل انتهائه، ويُبقيه في قائمة المستندات المنتهية حتى يُجدَّد. إرفاق النسخة الممسوحة اختياري، فالتاريخ هو ما تتم مراقبته.

إضافة مستند

1. انتقل إلى المستندات المنتهية وافتح تبويب المستندات، ثم اختر زر إضافة مستند. ويمكنك أيضًا من سجل شخص أو مركبة فتح المستندات واختيار إضافة مستند، فيُفتح النموذج مرتبطًا به مسبقًا.
2. في تابع لـ، اختر نوع السجل (مثل شخص أو مركبة أو سائق أو شركة أو أصل)، ثم ابحث عنه بالاسم أو الرمز أو رقم اللوحة.
3. اكتب العنوان واختر التصنيف، وأضف جهة الإصدار إن توفرت.
4. في التواريخ، حدّد تاريخ الانتهاء، وتاريخ الإصدار إن كنت تعرفه.
5. يمكنك فتح المعرّفات وكتابة الرقم المرجعي. يُحفظ مشفّرًا ولا يظهر في القوائم.
6. لإرفاق النسخة الممسوحة، أضف ملف PDF أو JPG أو PNG في الملفات. يتطلب ذلك ربط مساحة تخزين الملفات، راجع ربط التخزين.
7. اترك قاعدة التذكير على الافتراضي للفئة ما لم يحتج هذا المستند إلى جدول خاص به.
8. اختر إضافة.

لا يناسب التصنيف إلا نوع السجل الذي ينطبق عليه، فلا يمكن مثلًا تسجيل تصنيف خاص بالمركبات على شخص.

قراءة قائمة المستندات

يجمع تبويب المستندات مستنداتك حسب الإلحاح: منتهية أولًا، ثم خلال 30 يومًا، ثم سارية. يعرض كل صف الأيام المتبقية فوق التاريخ، وعدد الملفات المرفقة (لا يوجد عند غياب النسخة الممسوحة).

يعرض المفتاح أعلى القائمة الكل أو قرب الانتهاء أو منتهية أو بدون ملف. ويجد مربع البحث العنوان، أو المستند برقمه المرجعي الكامل. ومن التصفيات يمكنك التضييق حسب التصنيف والحالة وتابع لـ والهوية الإماراتية وتاريخ انتهاء من وحتى.

اختر صفًا لفتح صفحة المستند. وإلى جانب التفاصيل، فيها تبويب التذكيرات بكل تذكير أنشأه المستند، وتبويب السجل بما حدث له: الإضافة والتعديل والتجديد وإرسال التذكيرات.

تجديد مستند

1. اختر تجديد في صف المستند، أو أعلى صفحته.
2. حدّد تاريخ الانتهاء الجديد. الاختيارات السريعة بجانبه (سنة أو سنتان أو ثلاث سنوات) تُحسب من تاريخ الانتهاء الحالي ما دام لم يحن بعد، ومن اليوم إن كان قد مضى.
3. إن توفرت النسخة الجديدة، أضفها في النسخة المجددة.
4. اختر تجديد.

تُغلق التذكيرات المفتوحة للتاريخ القديم، وتُضبط تذكيرات جديدة للتاريخ الجديد. ولتجديد عدة مستندات إلى التاريخ نفسه، حدّدها في القائمة واختر تجديد من إجراءات الصفوف المحددة.

إضافة عدة مستندات دفعة واحدة

1. في تبويب المستندات، اختر إضافة عدة.
2. املأ صفًا لكل مستند: تابع لـ والتصنيف وتاريخ الانتهاء، والرقم المرجعي إن أردت. ويصبح التصنيف عنوانًا للمستند.
3. اختر إضافة صف لكل مستند إضافي.
4. اختر إنشاء المستندات في الأسفل. يعرض الزر عدد الصفوف التي سيُنشئها.

يُحفظ كل صف على حدة. وتبقى الصفوف التي تعذّر حفظها ظاهرة تحت صفوف بحاجة إلى تصحيح مع السبب، فتصحّحها وحدها. أما للمئات، فاختر استخدام أداة الاستيراد واستورد جدول بيانات، راجع استيراد بياناتك.

العمل من صفحة المستندات المنتهية

انتقل إلى المستندات المنتهية. التبويب الأول قرب الاستحقاق والمتأخرة قائمة واحدة بكل ما تأخر أو يستحق خلال 30 يومًا: المستندات، وتواريخ الأصول، وصيانة المركبات. والرقم الأحمر في القائمة الجانبية يعدّ القائمة نفسها.

• استخدم الكل أو متأخر أو خلال 30 يومًا، ومرشح النوع ومربع البحث لتضييقها.
• يبيّن كل صف مقدار التأخر أو القرب، وهل أُبلغ أحد (مثل "2 مُرسلة" أو "واحد فشل").
• اختر تجديد على المستند، أو تسجيل الصيانة على صيانة مركبة لفتح المركبة.
• حدّد عدة مستندات لتجديدها معًا إلى تاريخ جديد واحد.

يأخذك زر إعدادات التذكير في الأعلى إلى الإعدادات التي تحدد من يُبلَّغ ومتى، راجع التذكيرات.

تصنيفات المستندات

التصنيفات مثل جواز السفر والتأشيرة والهوية الإماراتية وبطاقة العمل مشتركة بين كل شركات مساحة العمل. لتعديلها، انتقل إلى الإعداد واختر القوائم والفهارس، ثم من المستندات اختر تصنيفات المستندات. تحتاج إلى workspace.manage.

لكل تصنيف ينطبق على (نوع السجل الذي يُسجَّل عليه)، والفئة الرئيسية اختياريًا. وفي ضوابط الأهلية، يجعل يمنع الإسناد انتهاء مستند من هذا النوع مانعًا لإسناد العمل إلى الشخص، بعد فترة السماح (أيام). وفي صفحة التصنيف، يعرض الحقول البيانات التي يحملها هذا النوع من المستندات، والحقول التي جاءت مع النظام مقفلة. استخدم إيقاف الاستخدام لإيقاف تصنيف دون فقدان المستندات المسجلة عليه.