المناوبات المفتوحة والتبديلات

المناوبة التي لا تزال تحتاج أشخاصًا مناوبة مفتوحة. بعد نشر جدولها، يراها في تطبيق الموظفين العاملون الذين يحق لهم العمل فيها، ويمكنهم طلبها. وأنت تبت في كل طلب، وفي كل تبديل بين زميلين، في الموافقات، مع جواب كل قاعدة أمامك.

كيف تصبح المناوبة مفتوحة

تبقى المناوبة مفتوحة ما دام عدد من عليها أقل من عدد العاملين. وتُفتح من جديد أيضًا عندما:

• تختار سجّل الغياب وابحث عن بديل لشخص لم يحضر؛ فيُبلَّغ من يمكنهم التغطية؛
• توافق على إجازة وتختار إزالة الشخص من مناوباته المتعارضة.

لا يرى العاملون إلا المناوبات المفتوحة في جدول منشور، وفقط تلك التي تسمح لهم قواعد الجدولة بالعمل فيها. أما المناوبة في جدول مسودة فلا يرونها.

كيف يطلب العاملون مناوبة

في تطبيق الموظفين، يفتح العاملون عملي وينظرون في مناوبات إضافية. يختارون خذ هذه المناوبة، فيخبرهم التطبيق بأن المنسق سيؤكدها.

ثم ينتظر الطلب في الموافقات. وإذا كان خيار الموافقة التلقائية على الطلبات النظيفة مفعّلًا في سياسات المجموعة، يتأكد تلقائيًا الطلب الذي يجتاز كل القواعد دون أي تحذير؛ وما عدا ذلك ينتظرك.

وعندما يطلب أحدهم بالهاتف أو شخصيًا، انتقل إلى الموافقات واختر طلبات المناوبات المفتوحة، ثم تسجيل طلب نيابة عن عامل. اختر المناوبة والعامل، ثم إرسال.

الموافقة على طلب

1. انتقل إلى الموافقات واختر طلبات المناوبات المفتوحة. اعرضها حسب المناوبة لتتجاور طلبات المناوبة نفسها، أو الأقدم أولاً.
2. اختر طلبًا. تعرض اللوحة المناوبة، وساعات الشخص هذا الأسبوع، وفحص القواعد (اختر عرض كل قاعدة لترى كل جواب مع سببه)، ومن يظهر تحت طلبها أيضاً.
3. اكتب ملاحظة إن شئت. وعند وجود تحذيرات تكون الملاحظة سبب موافقتك رغمها، وتصبح مطلوبة.
4. اختر الموافقة على الطلب (أو زر الموافقة الذي يذكر عدد التحذيرات) أو رفض.

تضع الموافقة الشخص على المناوبة، وتُصدر نسخة جديدة من الجدول، وتبلغه. وعندما تكتمل المناوبة تُغلق الطلبات الأخرى عليها دون إرسال رسالة لأصحابها. وإذا منعت قاعدة الشخص، يتعطل زر الموافقة: ارفض الطلب، أو عدّل المناوبة أولًا. كما يغلق الإسناد من الجدول الطلبات المعلّقة عندما تكتمل المناوبة.

الموافقة على تبديل

التبديل ينقل مناوبة شخص إلى زميل. تسجله وتبت فيه في الموافقات، ضمن تبادلات المناوبات.

1. اختر تسجيل عرض تبديل، واختر المناوبة (مناوبة قادمة والشخص الذي عليها)، ثم إرسال. ينتظر العرض الآن زميلًا.
2. عندما يوافق زميل، اختر العرض ثم قبول نيابة عن زميل، واختر العامل القابل، ثم إرسال. تتحقق القواعد من هذا الزميل بصفته البديل.
3. ينتقل التبديل إلى جاهزة لقرارك. تعرض اللوحة الشخصين جنبًا إلى جنب مع ساعاتهما، وفحص القواعد لمن سيتولى المناوبة.
4. أضف ملاحظة إن شئت (وهي مطلوبة عند الموافقة رغم التحذيرات)، ثم اختر الموافقة على التبديل أو رفض.

عند موافقتك يحصل الزميل على المناوبة ويُزال الشخص الأول منها. ويُبلَّغ الاثنان في التطبيق، ويُنشر الجدول من جديد بنسخة جديدة.