مكتبة الشركة

تحفظ المكتبة مستندات شركتك: الاتفاقيات المطلوب توقيعها، والسياسات الداخلية، ودليل الموظفين. ترتّبها في مجلدات، وتنشر نسخة جديدة عندما يتغيّر أحدها، وتحددها في قوالب الرحلات. فيحصل كل من ينضم على المستند الصحيح ليقرأه أو يوقّعه، دون أن يرفعه أحد من جديد لكل شخص.

مستندات المكتبة ملفات PDF حتى 25 ميغابايت، محفوظة في وحدة التخزين المتصلة بشركتك. راجع ربط وحدة تخزين الملفات.

إعداد المجلدات

1. انتقل إلى المكتبة. في المرة الأولى، اختر أضف هذه المجلدات لتبدأ بالاتفاقيات والسياسات الداخلية والأدلة، أو اختر مجلد جديد لتنشئ مجلداتك.
2. لوضع مجلد داخل مجلد آخر، اختر المجلد الأعلى في داخل. المجلدات مستويان فقط.
3. لتعديل مجلد، اختره وافتح قائمته واختر إعادة تسمية المجلد أو نقله. يضع أرشفة المجلد مجلدًا فارغًا جانبًا، فيظهر تحت مؤرشف، حيث يعيده استعادة.

إضافة مستند

1. اختر مجلدًا ثم إضافة مستند.
2. أدخل العنوان وتحقق من المجلد. اختر المسؤول عنه وتاريخ المراجعة إن أردت.
3. اختر ملف PDF وأضف ملاحظة إن كانت مفيدة.
4. اختر إرسال.

يُفتح المستند بنسخته الأولى، ويعرض النسخة الحالية والمسؤول عنه وتاريخ مراجعته وأين هو مستخدم في.

نشر نسخة جديدة

1. افتح المستند واختر رفع نسخة جديدة.
2. اختر ملف PDF واكتب ما الذي تغيّر.
3. اختر إرسال.

تحصل الرحلات التي تبدأ من الآن على النسخة الجديدة. أما الرحلات الجارية فتحتفظ بنسختها، فيبقى ما قرأه الشخص أو وقّعه كما هو تمامًا. تحت النسخ، اختر فتح لقراءة أي نسخة. ويسحب إزالة نسخة رُفعت بالخطأ، ما دامت لا تستخدمها أي رحلة وتبقى نسخة أخرى.

إعطاء مستند لكل رحلة

1. انتقل إلى القوائم والفهارس، وافتح قوالب الرحلات ثم القالب، مثل قالب انضمام الموظفين.
2. في مهمة إقرار أو توقيع، اختر المستند من المكتبة. ولمهمة التوقيع، اكتب أيضًا النص الذي سيوافق عليه المشارك عند التوقيع.
3. اختر حفظ التغييرات.

عندما تبدأ رحلة من القالب، تحصل كل مهمة من هذه المهام على النسخة الحالية من مستندها. تعرض نافذة البدء المستند بجانب كل مهمة، أو لا يوجد مستند بعد. وتُرسل مهمة التوقيع التي لها من يوقّع للتوقيع مباشرة، وإلا تعرض اللوحة إرسال للتوقيع عندما تصبح المهمة جاهزة.

تختار كل شركة في مساحة العمل مستنداتها الخاصة على القالب المشترك.

يقرأ الأشخاص المستند داخل التطبيق حتى آخر صفحة قبل أن يتمكنوا من تأكيده أو توقيعه. ولا يُنزَّل إلا إذا فعّلت يمكن للأشخاص تنزيل المستند في المهمة، أو سمحت بنسخة طلبها أحدهم.

اختيار مستند لرحلة واحدة

في لوحة الرحلات، يسأل المستند المصدر في مهمة القراءة وتجهيز طلب توقيع في مهمة التوقيع من أين يأتي المستند:

• من المكتبة: اختر مستند المكتبة. ويُطلب ممن قرأ النسخة السابقة أن يقرأه مجددًا.
• ملف لهذا الشخص: مستند يخص هذا الشخص وحده، مثل عقد عمل فيه راتبه. يبقى مع هذه الرحلة ولا يدخل المكتبة.
• المستند الموجود في هذه المهمة: في مهمة التوقيع، أرسل المستند الموجود في المهمة.

تذكر المهمة مستند المكتبة ونسخته، مثل "دليل الموظفين، النسخة 2".

أرشفة مستند

افتح المستند ثم قائمته واختر أرشفة. لا يمكن أرشفة مستند ما زال قالب رحلة يستخدمه: اختر مستندًا آخر في تلك القوالب أولًا. تظهر المستندات المؤرشفة تحت مؤرشف، ويعيد استعادة أيًّا منها.